Должностные обязанности секретаря

 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

2. Требования к квалификации — начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная

подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Секретарь должен знать:

3.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства.

3.2. Руководящий состав организации и ее подразделений правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.

3.3. Правила пользования приемно — переговорными устройствами.

3.4. Стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации.

3.5. Основы организации труда.

3.6. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

3.7.Правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны

труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений.

2. Получает для руководителя информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет

протоколы.

6. Следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

7. Передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам.

8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя

 

корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Принимает документы на подпись руководителю.

11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и

предложений работников.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

III. ПРАВА:

Секретарь имеет право:

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

руководства.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4. Работать с документами, имеющих гриф «Конфиденциально».

5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

6. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» .






Adblock detector