Должностные обязанности ответственного за делопроизводство в таможенном подразделении

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно:

— в управлении, таможне — начальнику соответствующего отдела

на таможенном посту — начальнику поста.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

— положением о структурном подразделении (отделе)

— приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа

— типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

— должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.

2. ПРАВА

2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право:

— требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов

— не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

3. ОБЯЗАННОСТИ

 

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

— принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией

— осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках

— составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов

— принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов

— передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки

— формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой

— подготавливать документы к последующему хранению и использованию

— передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица)

— ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год

— обеспечивать учет и хранение бланков документов

— давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.






Adblock detector