Расчеты кадровых агентств с юридическими лицами

По договору на подбор персонала агентство обычно обязуется представить работодателю 3-5 кандидатов на определенную должность. Представителю организации-работодателя (как правило, это менеджер по персоналу) предлагается заполнить бланк заявки, где указываются требования, которым должен отвечать кандидат (пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и т.д.). Обычно такая заявка оформляется как Приложение к договору.
Бухгалтеру кадрового агентства следует обратить внимание на то, как в договоре определен момент оказания услуг. Обычно в договоре указывается, что агентство считает свои обязательства выполненными с того момента, как работодатель утвердит представленного кандидата и согласует с ним сроки выхода на работу. В не которых случаях услуги считаются оказанными в момент выхода сотрудника на работу. Но зачастую предприятия оплачивают услуги агентства только после того, как сотрудник проработал в должности некоторое время. Исходя из этого, кадровым агентствам целесообразно предусмотреть в своей учетной политике метод определения выручки в целях налогообложения «по оплате». Этот способ является наиболее предпочтительным с точки зрения оптимизации налогообложения.
При этом методе начисление налога на добавленную стоимость отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:




Дебет Кредит Содержание проводимых операций
46 76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» Учтен налог на добавленную стоимость по оказанным, но неоплаченным услугам
76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» 68, расчеты по НДС Начислен НДС в бюджет по оказанным и оплаченным услугам

Заключив договор с предприятием, кадровое агентство начинает поиск сотрудника. Основные расходы, которые при этом несет агентство, - плата за размещение информационных объявлений об имеющейся вакансии в СМИ. Агентство также имеют возможность разместить тексты с предложениями о трудоустройстве на специальных сайтах в Интернете. Важный вопрос – является ли подобное объявление материалами рекламного характера и облагается ли их стоимость налогом на рекламу?
Согласно ФЗ РФ от 18 июля 1995 г. №108-ФЗ «О рекламе», реклама – это информация о предприятии, которая призвана формировать или поддерживать интерес к этому предприятию и способствовать реализации его товаров, идей и начинаний. В объявлениях с предложением о трудоустройстве содержится информация об имеющейся вакансии (должность, оклад, профиль деятельности предприятия) и требования к кандидатам. Очевидно, что такое объявление является чисто информационным и не содержит материалов рекламного характера. Однако многие агентства публикуют такие объявления единым блоком, в котором также содержится информация для работодателей: расценки на подбор персонала, сроки оказания услуг и т.д. Очень часто после объявления о требуемых специалистах указываются номера телефонов с пометкой «Телефоны только для работодателей». Такие объявления могут быть квалифицированы налоговыми органами как рекламные. Поэтому рекомендуется кадровым агентствам требовать от печатных изданий 2 счета-фактуры: отдельно на объявления с предложен
иями о трудоустройстве, отдельно - на публикации с информацией для заказчика.
Порядок отражения в бухгалтерском учете кадрового агентства операций по подбору персонала, рассмотрим на условном примере:

Пример 1
Кадровое агентство заключило договор с предприятием. Согласно заключенному договору, агентство должно подобрать для предприятия сотрудника на должность менеджера по закупкам. Стоимость услуг кадрового агентства составила 12 000 руб. (в т.ч. НДС – 2 000 руб.).
Агентство представило предприятию нескольких кандидатов, один из которых устроил работодателя. После того, как были согласованы сроки выхода специалиста на работу, стороны подписали акт выполненных работ. В этом же отчетном периоде на расчетный счет агентства поступили денежные средства на оплату услуг.
Расходы агентства по публикации в специализированных печатных изданиях объявлений о наличии вакансии составили 3 500 руб. В целях упрощения примера прочие факторы хозяйственной деятельности кадрового агентства не рассматриваются.
Согласно принятой учетной политике, кадровое агентство определяет выручку в целях налогообложения «по оплате».
В бухгалтерском учете кадрового агентства должны быть сделаны следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма, руб. Содержание операции
20 60 3500 Отражены расходы по поиску специалиста
62 46 12000 Между агентством и предприятием подписан акт выполненных работ после утверждения одного из представленных кандидатов в должности
46 76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» 2000 Учтен НДС
51 62 12000 Поступили денежные средства от заказчика
76, субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» 68, субсчет «Расчеты по НДС» 2000 Начислен НДС к уплате в бюджет
20 67 2500((12000-2000)*2,5%) Начислен налог на пользователей автодорог
46 20 250 Списан на реализацию налог на пользователей автодорог
46 20 3500 Списаны на реализацию расходы по поиску специалиста
46 80 6250(12000-2000-250-3500) Сформирован финансовый результат
80 68 150((12000-2000)*1,5%) Начислен налог на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы


Стоимость услуг, средств массовой информации (за исключением рекламного и эротического характера) по размещению объявлений освобождена от НДС

Иногда заказчики отказываются от услуг кадрового агентства. Происходит это по разным причинам. Либо потому, что ни один из представленных кандидатов, не устроил работодателя, либо работодатель самостоятельно решил все свои кадровые проблемы. При этом часто договором не предусматривается возмещение расходов агентства по поиску специалистов, если ни один из них не был принят на работу. Как отразить в бухгалтерском учете кадрового агентства затраты на выполнение такого договора?
Ответ на этот вопрос, прежде всего, зависит от того, связаны ли произведенные расходы с исполнением данного конкретного заказа. Например, кадровое агентство может иметь постоянный договор с газетой, и размещать в этой газете объявления о поиске специалистов. Газетная площадь, предоставляемая агентством постоянна, она не может быть увеличена или уменьшена в разных номерах издания. Соответственно, оплата за публикацию объявлений не зависит от количества заказов, исполняемых в текущем периоде. Такие платежи включаются в себестоимость услуг агентства, независимо от того, били или не были закрыты вакансии, информация о которых была опубликована.
Но возможна и другая ситуация: кадровое агентство оплачивает услуги печатного издания в зависимости от площади, которую занимает объявления в каждом конкретном номере. Такие расходы непосредственно связаны с исполнением заказов работодателя и списываются на реализацию только после подписания акта выполненных работ.
Согласно Положению о составе затрат, расходы по аннулированным производственным заказам, а также расходы на производство, не давшее продукции, включается в состав внереализационных расходов предприятия и уменьшают его налогооблагаемую прибыль. НДС, уплаченный поставщикам в составе таких расходов (такая ситуация может возникнуть, например, при публикации объявлений в чисто рекламном издании) также включаются в состав внереализационных расходов. Это вызвано тем, что, согласно Закону РФ от 6 декабря 1991 г. №1992-1 «О налоге на добавленную стоимость» к зачету из бюджета принимается НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), стоимость которых относится на издержки производства и обращения.
Перечень затрат, включаемых в состав внереализационных расходов предприятия, приведен в п. 15 Положения о составе затрат.

Пример 2
Кадровое агентство заключило договор с предприятием на подбор персонала. Агентство представило предприятию несколько кандидатов, ни один из которых не устроил заказчика, предприятие отказалось от услуг агентства.
При поиске специалистов агентство публиковало объявления о вакансиях в печатном издании рекламного характера. Расходы по публикации этих объявлений составили 3600 руб. (в т.ч. НДС – 600 руб.).
В бухгалтерском учете агентства указанные операции должны быть отражены следующими проводками:

Дебет Кредит Сумма, руб. Содержание хозяйственной операции
20 60 3000 Расходы на публикацию объявлений включены в себестоимость услуг
19 60 600 Учтен НДС
60 51 3600 Оплачены услуги издания
68, субсчет «Расчеты по НДС» 19 600 Принят к зачету НДС

После того, как заказчик отказался от услуг агентства, расходы на публикацию объявлений должны быть включены в состав внереализационных расходов:



Дебет Кредит Сумма, руб. Содержание хозяйственной операции
80 20 3000 Затраты по поиску специалиста отнесены к внереализационным расходам
68, субсчет «Расчеты по НДС» 19 600 Сторнирована сумма НДС
80 19 600 НДС, уплаченный изданию, включен в состав внереализационных расходов

Возможна ситуация, при которой НДС принимается к зачету из бюджета в одном налоговом периоде, а включается в состав внереализационных расходов уже в другом налоговом периоде.
НДС восстанавливается не потому, что агентство допустило ошибку, а из-за того, что изменилась сущность хозяйственной операции. Поэтому агентству не нужно составлять уточненную налоговую декларацию по НДС.
В условиях жесткой конкуренции многие агентства стараются привлечь заказчиков-работодателей льготными условиями оплаты услуг по подбору кадров и предоставлению гарантий. В договоре отдельно оговаривается, что, если подобранный кандидат увольняется (или его увольняют) в течение какого-то определенного срока, агентство обязуется бесплатно подобрать еще одного кандидата на эту же должность. Расходы, связанные с повторным подбором специалиста, в этом случае в полной мере включаются агентством в издержки производства и обращение в том отчетном периоде, когда они были произведены.
Бывают ситуации, когда кадровое агентство обязуется в случае увольнения работника в течение испытательного срока (обычно он не превышает 3-х месяцев), возвратить часть полученного вознаграждения.
Период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам, в испытательный срок не засчитываются.