Должностные обязанности начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа

 

1.1. Начальник отдела (отделения) <*> документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

———————————

<*> В дальнейшем тексте — отдел.

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа.

1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику таможенного органа.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

— положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения

— приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа

— типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

2. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

2.1. Начальник отдела имеет право:

— контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил

— осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах

— подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела

— вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах

— давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела

— требовать своевременного и качественного их выполнения

— вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

2.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

 

3.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

— обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам

— обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа

— обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа

— обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них

— осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах

— обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение

— принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники)

— разрабатывать нормативно — методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа

— осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа

— участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа

— организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган

— принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации

— планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа

— разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО СЛУЖБЕ

4.1. Начальник отдела взаимодействует:

— с руководителями структурных подразделений таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации

— с юридическим отделом — по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов

— с кадровой службой — по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела

— со службой материально — технического обеспечения — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами

— с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ — по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.