Должностные обязанности начальника отдела персонала
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Цель
должности:
Решаемые задачи:
Начальник отдела по управлению персоналом относится к категории руководителей.
Основной целью деятельности начальника отдела по управлению персонала является обеспечение конкурентных преимуществ Общества за счет создания эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов, развивать и мотивировать персонал к рациональному и эффективному труду.
— Разработка и внедрение кадровой политики предприятия
— Подбор, адаптация, расстановка, закрепление персонала
— Повышение профессионального уровня сотрудников
— Мотивация персонала
— Обеспечение эффективного использования персонала
— Постановка и контроль системы учета движения персонала
— Обеспечение здоровых и безопасных условий труда
— Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства
Требования
к образованию:
Высшее образование (экономическое, инженерно – экономическое, психологическое), и стаж работы на руководящих должностях не менее 2 лет
Обязательные требования
к квалификации:
Аналитические, организационные и коммуникативные навыки.
Владение программным пакетом 1С – «Зарплата и кадры», MS Office на уровне уверенного пользователя
Опыт организации корпоративных мероприятий, владение методиками социологических и социально –психологических методик диагностики персонала
Должен знать
— Руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятий торговли
— Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития
— Цели, стратегию развития и бизнес – план предприятия
— Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия
— Методику планирования и прогнозирования потребности в кадрах
— Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг
— Методы анализа количественного и качественного состава работающих
— Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров
— Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персонала
— Современные теории управления персоналом и его мотивации
— Основы производственной педагогики
— Этику делового общения
— Основы организации делопроизводства
— Систему стандартов по труду, трудовых нормативов
— Порядок заключения трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирование трудовых споров
— Трудовое законодательство
— Экономику, социологию и психологию труда
— Формы и системы оплаты труда, его стимулирования
— Методы оценки работников и результаты их труда
— Передовые технологии кадровой работы
— Стандарты и унифицированные формы кадровой документации
— Технологический процесс
— Экономику, организацию производства и труда
— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности
— Правила внутреннего распорядка
Личностные качества
Лидерство, коммуникабельность, энергичность, креативность, ответственность, внимательность, пунктуальность, организаторские способности, позитивный настрой.
Назначение на должность
Начальник отдела по управлению персоналом назначается на должность и освобождается приказом Генерального директора Общества.
Замещение
В период временного отсутствия Начальника отдела по управлению, его обязанности выполняются иным лицом, назначенным в установленном порядке Генеральным директором Общества.
Общие показатели эффективности
Динамика показателей текучести персонала
Уровень производственной дисциплины
Рост профессионализма персонала
Соблюдение графика документооборота
Социально – психологический климат
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Функции
и стандарты исполнения:
Маркетинговые исследования рынка труда
Стратегическое развитие
Планирование персонала
Кадровое обеспечение деятельности Общества
Организация труда и планирование рабочего времени
Адаптация персонала
Обеспечение повышения уровня квалификации персонала
Управление трудовой дисциплиной
Мотивация персонала и оплата труда
Формирование
корпоративная культура
Правовое обеспечение кадровой работы.
ДОУ
Высвобождение персонала
Управление деятельностью отдела
Обеспечение сохранности имущества
Охрана труда и техника безопасности
· Регулярно осуществляет мониторинг рынка труда на территории нахождения Общества, его подразделений, в том числе мониторинг:
— уровня заработных плат в аналогичных организациях по аналогичным профессиям, должностям и специальностям (не реже 1 раза в полугодие)
— специфики предложений на рынке труда (не реже 1 раза в год)
— уровня квалификации торгового персонала предприятий конкурентов (не реже 1 раза в квартал)
· Ежегодно, до 15 декабря текущего года организует мероприятия по анализу эффективности кадровой политики предприятия, в том числе:
— анализ текучести кадров
— анализ социально – психологического климата
— анализ удовлетворенности трудом и заработной платой
· Вносит предложения на рассмотрение руководства по корректировки кадровой политики Общества
· Разрабатывает (вносит изменения) кадровую политику на следующий год и передает на утверждение Генеральному директору Общества не позднее 15 января текущего года
· Ежегодно, не позднее 15 декабря текущего года разрабатывает (корректирует), согласует с руководителями подразделений и передает на утверждение Генеральному директору документ «Структура и штатная численность».
· Анализирует потребность в персонале с учетом развития организации
· Обеспечивает своевременное внесение изменений в документ «Структура и штатная численность», в том числе готовит проект приказа о внесении изменений и передает на утверждение Генеральному директору
· Осуществляет контроль над соблюдением штатной дисциплины
· Ежемесячно осуществляет анализ обеспеченности предприятия персоналом
· Определяет требования к кандидатам на открытые вакансии
· Организует мероприятия по поиску и подбору кадров:
— Осуществляет взаимодействие с центрами занятости, кадровыми агентствами
— Организует процесс размещения информации об открытых вакансиях в СМИ
— Осуществляет анализ резюме (анкет) соискателей на вакансию на предмет соответствия требованиям
— Осуществляет первичное собеседование с кандидатами и организует дополнительное собеседование с руководителем подразделения, имеющего открытую вакансию
— Обеспечивает проверку наличия и достоверности документов, необходимых для оформления трудовых отношений
— В случае необходимости организует конкурсный отбор, тестирование кандидатов
· Контролирует своевременность и правильность оформления трудовых отношений, в том числе:
— Оформление документов по учету кадров
— Оформление и подписание трудового договора
— Оформление и подписание договора о материальной ответственности
— Оформление и своевременное подписание приказа о приеме на работу
· Участвует в разработке организационной структуры предприятия
· Участвует в разработке Положений о подразделениях
· Руководит работами по разработке должностных инструкций
· Осуществляет контроль над исполнением функциональных обязанностей
· Контролирует (не позднее 1 числа текущего месяца) своевременность и правильность составления плана – графика работы сотрудников подразделений
· Руководит разработкой графика отпусков на следующий год и предоставляет на утверждение Генеральному директору не позднее 12 декабря текущего года
· В случае необходимости своевременно вносит корректировки в график отпусков
· Контролирует исполнение регламента по введению в должность
· Осуществляет организацию рабочего места сотрудника
· Разрабатывает и контролирует реализацию индивидуальной программы по введению в должность
· Осуществляет мониторинг процесса адаптации сотрудника посредством еженедельного собеседования с сотрудником и его руководителем до завершения испытательного срока
· В случаях необходимости принимает меры по повышению эффективности процесса введения в должность и устранения причин препятствующих этому
· Контролирует сроки завершения испытательного срока и вносит предложения по досрочному завершению испытательного срока либо о расторжении трудового договора в случае несоответствия должности
· Контролирует своевременность и правильность оформления документации по завершению испытательного срока либо об оценке сотрудника, являющейся основанием для признания несоответствии должности
· Организует работу по оценке (аттестации) уровня квалификации сотрудников:
— Руководит работами по разработке стандартов качества
— Организует работы по определению требований к квалификации сотрудников подразделений с учетом результатов анализа конкурентов
— Организует работы по разработке методик оценки и аттестации сотрудников
— Не реже 1 раза в год организует мероприятия по оценке и аттестации персонала в соответствии с Положением об аттестации
— Организует мероприятия по внеплановой аттестации в соответствии с Положением об аттестации
— Организует мероприятия по независимой оценке качества обслуживания
— Контролирует своевременность и правильность оформления кадровой документации по организации и проведению аттестации
· Организует работу по повышению квалификации персонала:
— Осуществляет работу по определению потребности в обучении
— Разрабатывает план – график обучения и повышения квалификации персонала
— Осуществляет взаимодействие с учебными центрами по заключению договоров на обучение и повышение квалификации персонала
— Контролирует своевременность и правильность оформления ученических договоров
— Организует и контролирует процесс обучения
· Организует работу по подготовке кадрового резерва:
— Разрабатывает и реализует программу работы с кадровым резервом
— Разрабатывает систему замещения руководителей
· Вносит предложения по ротации кадров
· Контролирует своевременность оформления кадровой документации по кадровому перемещению
· Ежеквартально предоставляет Генеральному директору отчет о результатах реализации программы по обучению и повышению квалификации персонала
· Руководит работами по учету рабочего времени, в том числе:
— Ежедневно осуществляет контроль над бесперебойной работой сканера
— Ежедневно осуществляет контроль выхода сотрудников на работу
— Контролирует своевременность предоставления оправдательных документов по факту опозданий, невыходов на работу
— Требует предоставления объяснительных по факту опозданий, невыходов на работу в случаях отсутствия оправдательных документов
— Ежемесячно (не позднее 5 числа текущего месяца) осуществляет проверку табеля учета рабочего времени
· Осуществляет контроль над соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины, в том числе:
— Ежедневно контролирует соответствие внешнего вида сотрудников установленному стандарту
— Направляет на медицинское освидетельствование сотрудников с признаками алкогольного или наркотического опьянения
— Регистрирует и своевременно рассматривает служебные и докладные записки по фактам нарушения трудовой дисциплины
— Осуществляет плановые проверки удаленных точек на предмет соблюдения графика работы и трудовой дисциплины ( не реже 2 раз в месяц)
· Ведет журнал дисциплинарных замечаний (регулярно)
· Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет организацию заседания дисциплинарной комиссии
· Обеспечивает документирование результатов заседания дисциплинарной комиссии и подготовку проектов приказов по дисциплинарным взысканиям и поощрению сотрудников
· Ежемесячно, (не позднее 10 числа) обеспечивает доведение результатов заседания дисциплинарной комиссии до сотрудников предприятия на общем собрании коллектива
· Участвует в разработке штатного расписания в части оплаты труда в качестве консультанта по вопросам рыночной стоимости специалистов на рынке труда, определении принципов дифференциации оплаты труда с учетом статуса, квалификации, объемов работ и т.д., влиянии тех или иных форм и размеров оплаты труда на мотивацию
· Разрабатывает и внедряет утвержденные Генеральным директором предложения и программы нематериального стимулирования сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и др.
· Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет контроль своевременности и правильности оформления и предоставления табелей по КТУ в соответствие с Положением о КТУ
· Обеспечивает занесение результатов работы подразделений сбыта в «Экран показателей»
· Осуществляет контроль реализации программы по мотивации сотрудников к здоровому образу жизни и ежемесячно (не позднее 5 числа) готовит проект приказа о премировании некурящих и наложении санкций на курящих сотрудников организации
· Ежемесячно (не позднее 5 числа) оформляет документы на оплату переработок на основании анализа служебных записок руководителей подразделений
· Вносит предложения на рассмотрение руководства по вопросам изменения размера вознаграждения за труд в связи с изменением функционала сотрудника, увеличение норм обслуживания или объемов работ
· Руководит работами по разработке (корректировке) принципов корпоративной культуры организации
· Контролирует соблюдение положений корпоративной политики
· Осуществляет разъяснительную и воспитательную работу с сотрудниками, нарушающими стандарты корпоративной культуры
· Организует корпоративные мероприятия, приуроченные к праздничным и иным значимым для предприятия датам
· Организует мероприятия по поздравлению именинников, юбиляров
· Организует процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе
· Выявляет причины неудовлетворенности сотрудников и вносит предложения по устранению психотравмирующих факторов
· Организует мероприятия по разработке/корректировке (в случае необходимости) Правил внутреннего распорядка, трудовых и ученических договоров, а также их правовую экспертизу (совместно с юрисконсультом)
· Обеспечивает юридическую силу документов по оформлению приема, увольнения, дисциплине и т.д.
· Организует работы по разработке регламентов работы отдела, ДОУ и графика документооборота
· Осуществляет регулярный контроль над текущей деятельностью отдела по управлению персонала на предмет соблюдения правил и норм оформления кадровой документации, графика документооборота
· Выясняет причины увольнения сотрудников по собственному желанию.
· В случае необходимости участвует в решении конфликтных ситуаций, являющихся причиной увольнения сотрудника
· Контролирует своевременность и правильность оформления документов по увольнению сотрудника.
· Контролирует передачу документов и ТМЦ по акту передачи, в случае увольнения сотрудников
· Организует работы по определению областей управления и распределению функционала между сотрудниками отдела.
· Организует работы по разработке (корректировке) Положения о подразделении, должностных инструкций сотрудников отдела.
· Контролирует и координирует деятельность структурных подразделений в части собственной компетенции.
· Бережно относиться к имуществу предприятия
· Контролирует своевременную организацию инвентаризацию и передачу ТМЦ в отделах в случаях ухода в отпуск заведующего отдела, увольнении более 50% сотрудников отдела
· Контролирует отсутствие задолженности сотрудника перед предприятием, в том числе по ученическим договорам в случае увольнения последнего
· Обеспечивает соблюдение сотрудниками службы правил и норм по охране труда и технике безопасности
· Участвует в реализации мероприятий по ОТ и ТБ
Полномочия:
Ответственность
· Знакомиться с проектами руководства, имеющими отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналу.
· Участвовать в обсуждении проектов, имеющих отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналом
· Представлять интересы Общества во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления в пределах своей компетенции
· Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
· Требовать предоставления необходимой информации для решения возложенных на него задач от подчиненных ему должностных лиц, в соответствие с выполняемыми функциональными обязанностями согласно их должностным инструкциям и матрицы распределения функций
· Проводить обследования, проверки, анализ работы структурных подразделений, подчиненных ему должностных лиц по любым вопросам, входящим в его компетенцию, давать указания по исправлению выявленных недостатков
· Вносить предложения по поощрению работников и наложению взыскания за нарушение Устава, правил внутреннего распорядка, регламентов деятельности.
· Распоряжаться имеющимися в распоряжении финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и техническими ресурсами, принимать решения по их перераспределению в соответствие с планом экономического развития.
· Организовывать и проводить оперативные и деловые совещания, собрания трудового коллектива Коммерческой службы.
· Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим документом должностных обязанностей несет начальник по управлению персоналом, в том числе за:
· несвоевременное или некачественное выполнение должностных обязанностей, определенных данным документом, нарушение Устава, Правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и иных локальных актов предприятия.
· совершение в процессе осуществления трудовой деятельности правонарушения
· причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации
· последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом предприятия, иными нормативно – правовыми актами Начальник отдела по управлению персоналом не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права
· недобросовестное использование имущества и средств предприятия в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Общества
· предоставление недостоверной информации, или несвоевременное предоставление информации о результатах собственной деятельности непосредственному руководителю
· неисполнение плановых мероприятий по обучению персонала и повышения квалификации
· не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, инструкций по охране труда, техники безопасности, технике пожарной безопасности
· разглашение коммерческой тайны в пределах установленных законодательством РФ
Ответственность сотрудника наступает по факту выявленного нарушения в порядке, формах и размере, предусмотренных законодательством РФ, нормативными документами организации.
Координации:
Подчинен:
Генеральному директору
Подчиненные:
Административное подчинение: Инспектор по кадрам
Коммуникации:
§ Со всеми руководителями Служб и управлений, начальниками отделов в пределах своей компетенции.
Отчитывается:
Перед Генеральным директором
Требуемая отчетность:
Показатель/периодичность:
Еженед.
Ежемес.
Ежекв.
Ежегод.