Должностные обязанности начальника отдела персонала

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Цель

должности:

Решаемые задачи:

Начальник отдела по управлению персоналом относится к категории руководителей.

Основной целью деятельности начальника отдела по управлению персонала является обеспечение конкурентных преимуществ Общества за счет создания эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов, развивать и мотивировать персонал к рациональному и эффективному труду.

— Разработка и внедрение кадровой политики предприятия

— Подбор, адаптация, расстановка, закрепление персонала

— Повышение профессионального уровня сотрудников

— Мотивация персонала

— Обеспечение эффективного использования персонала

— Постановка и контроль системы учета движения персонала

— Обеспечение здоровых и безопасных условий труда

— Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства

Требования

к образованию:

Высшее образование (экономическое, инженерно – экономическое, психологическое), и стаж работы на руководящих должностях не менее 2 лет

Обязательные требования

к квалификации:

Аналитические, организационные и коммуникативные навыки.

Владение программным пакетом 1С – «Зарплата и кадры», MS Office на уровне уверенного пользователя

Опыт организации корпоративных мероприятий, владение методиками социологических и социально –психологических методик диагностики персонала

Должен знать

— Руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятий торговли

— Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития

— Цели, стратегию развития и бизнес – план предприятия

— Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия

— Методику планирования и прогнозирования потребности в кадрах

— Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг

— Методы анализа количественного и качественного состава работающих

— Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров

— Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персонала

— Современные теории управления персоналом и его мотивации

— Основы производственной педагогики

— Этику делового общения

— Основы организации делопроизводства

— Систему стандартов по труду, трудовых нормативов

— Порядок заключения трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирование трудовых споров

— Трудовое законодательство

— Экономику, социологию и психологию труда

— Формы и системы оплаты труда, его стимулирования

— Методы оценки работников и результаты их труда

— Передовые технологии кадровой работы

— Стандарты и унифицированные формы кадровой документации

— Технологический процесс

— Экономику, организацию производства и труда

— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности

— Правила внутреннего распорядка

Личностные качества

Лидерство, коммуникабельность, энергичность, креативность, ответственность, внимательность, пунктуальность, организаторские способности, позитивный настрой.

Назначение на должность

Начальник отдела по управлению персоналом назначается на должность и освобождается приказом Генерального директора Общества.

Замещение

В период временного отсутствия Начальника отдела по управлению, его обязанности выполняются иным лицом, назначенным в установленном порядке Генеральным директором Общества.

Общие показатели эффективности

Динамика показателей текучести персонала

Уровень производственной дисциплины

Рост профессионализма персонала

Соблюдение графика документооборота

Социально – психологический климат

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Функции

и стандарты исполнения:

Маркетинговые исследования рынка труда

Стратегическое развитие

Планирование персонала

Кадровое обеспечение деятельности Общества

Организация труда и планирование рабочего времени

Адаптация персонала

Обеспечение повышения уровня квалификации персонала

Управление трудовой дисциплиной

Мотивация персонала и оплата труда

Формирование

корпоративная культура

Правовое обеспечение кадровой работы.

ДОУ

Высвобождение персонала

Управление деятельностью отдела

Обеспечение сохранности имущества

Охрана труда и техника безопасности

· Регулярно осуществляет мониторинг рынка труда на территории нахождения Общества, его подразделений, в том числе мониторинг:

— уровня заработных плат в аналогичных организациях по аналогичным профессиям, должностям и специальностям (не реже 1 раза в полугодие)

— специфики предложений на рынке труда (не реже 1 раза в год)

— уровня квалификации торгового персонала предприятий конкурентов (не реже 1 раза в квартал)

· Ежегодно, до 15 декабря текущего года организует мероприятия по анализу эффективности кадровой политики предприятия, в том числе:

— анализ текучести кадров

— анализ социально – психологического климата

— анализ удовлетворенности трудом и заработной платой

· Вносит предложения на рассмотрение руководства по корректировки кадровой политики Общества

· Разрабатывает (вносит изменения) кадровую политику на следующий год и передает на утверждение Генеральному директору Общества не позднее 15 января текущего года

· Ежегодно, не позднее 15 декабря текущего года разрабатывает (корректирует), согласует с руководителями подразделений и передает на утверждение Генеральному директору документ «Структура и штатная численность».

· Анализирует потребность в персонале с учетом развития организации

· Обеспечивает своевременное внесение изменений в документ «Структура и штатная численность», в том числе готовит проект приказа о внесении изменений и передает на утверждение Генеральному директору

· Осуществляет контроль над соблюдением штатной дисциплины

· Ежемесячно осуществляет анализ обеспеченности предприятия персоналом

· Определяет требования к кандидатам на открытые вакансии

· Организует мероприятия по поиску и подбору кадров:

— Осуществляет взаимодействие с центрами занятости, кадровыми агентствами

— Организует процесс размещения информации об открытых вакансиях в СМИ

— Осуществляет анализ резюме (анкет) соискателей на вакансию на предмет соответствия требованиям

— Осуществляет первичное собеседование с кандидатами и организует дополнительное собеседование с руководителем подразделения, имеющего открытую вакансию

— Обеспечивает проверку наличия и достоверности документов, необходимых для оформления трудовых отношений

— В случае необходимости организует конкурсный отбор, тестирование кандидатов

· Контролирует своевременность и правильность оформления трудовых отношений, в том числе:

— Оформление документов по учету кадров

— Оформление и подписание трудового договора

— Оформление и подписание договора о материальной ответственности

— Оформление и своевременное подписание приказа о приеме на работу

· Участвует в разработке организационной структуры предприятия

· Участвует в разработке Положений о подразделениях

· Руководит работами по разработке должностных инструкций

· Осуществляет контроль над исполнением функциональных обязанностей

· Контролирует (не позднее 1 числа текущего месяца) своевременность и правильность составления плана – графика работы сотрудников подразделений

· Руководит разработкой графика отпусков на следующий год и предоставляет на утверждение Генеральному директору не позднее 12 декабря текущего года

· В случае необходимости своевременно вносит корректировки в график отпусков

· Контролирует исполнение регламента по введению в должность

· Осуществляет организацию рабочего места сотрудника

· Разрабатывает и контролирует реализацию индивидуальной программы по введению в должность

· Осуществляет мониторинг процесса адаптации сотрудника посредством еженедельного собеседования с сотрудником и его руководителем до завершения испытательного срока

· В случаях необходимости принимает меры по повышению эффективности процесса введения в должность и устранения причин препятствующих этому

· Контролирует сроки завершения испытательного срока и вносит предложения по досрочному завершению испытательного срока либо о расторжении трудового договора в случае несоответствия должности

· Контролирует своевременность и правильность оформления документации по завершению испытательного срока либо об оценке сотрудника, являющейся основанием для признания несоответствии должности

· Организует работу по оценке (аттестации) уровня квалификации сотрудников:

— Руководит работами по разработке стандартов качества

— Организует работы по определению требований к квалификации сотрудников подразделений с учетом результатов анализа конкурентов

— Организует работы по разработке методик оценки и аттестации сотрудников

— Не реже 1 раза в год организует мероприятия по оценке и аттестации персонала в соответствии с Положением об аттестации

— Организует мероприятия по внеплановой аттестации в соответствии с Положением об аттестации

— Организует мероприятия по независимой оценке качества обслуживания

— Контролирует своевременность и правильность оформления кадровой документации по организации и проведению аттестации

· Организует работу по повышению квалификации персонала:

— Осуществляет работу по определению потребности в обучении

— Разрабатывает план – график обучения и повышения квалификации персонала

— Осуществляет взаимодействие с учебными центрами по заключению договоров на обучение и повышение квалификации персонала

— Контролирует своевременность и правильность оформления ученических договоров

— Организует и контролирует процесс обучения

· Организует работу по подготовке кадрового резерва:

— Разрабатывает и реализует программу работы с кадровым резервом

— Разрабатывает систему замещения руководителей

· Вносит предложения по ротации кадров

· Контролирует своевременность оформления кадровой документации по кадровому перемещению

· Ежеквартально предоставляет Генеральному директору отчет о результатах реализации программы по обучению и повышению квалификации персонала

· Руководит работами по учету рабочего времени, в том числе:

— Ежедневно осуществляет контроль над бесперебойной работой сканера

— Ежедневно осуществляет контроль выхода сотрудников на работу

— Контролирует своевременность предоставления оправдательных документов по факту опозданий, невыходов на работу

— Требует предоставления объяснительных по факту опозданий, невыходов на работу в случаях отсутствия оправдательных документов

— Ежемесячно (не позднее 5 числа текущего месяца) осуществляет проверку табеля учета рабочего времени

· Осуществляет контроль над соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины, в том числе:

— Ежедневно контролирует соответствие внешнего вида сотрудников установленному стандарту

— Направляет на медицинское освидетельствование сотрудников с признаками алкогольного или наркотического опьянения

— Регистрирует и своевременно рассматривает служебные и докладные записки по фактам нарушения трудовой дисциплины

— Осуществляет плановые проверки удаленных точек на предмет соблюдения графика работы и трудовой дисциплины ( не реже 2 раз в месяц)

· Ведет журнал дисциплинарных замечаний (регулярно)

· Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет организацию заседания дисциплинарной комиссии

· Обеспечивает документирование результатов заседания дисциплинарной комиссии и подготовку проектов приказов по дисциплинарным взысканиям и поощрению сотрудников

· Ежемесячно, (не позднее 10 числа) обеспечивает доведение результатов заседания дисциплинарной комиссии до сотрудников предприятия на общем собрании коллектива

· Участвует в разработке штатного расписания в части оплаты труда в качестве консультанта по вопросам рыночной стоимости специалистов на рынке труда, определении принципов дифференциации оплаты труда с учетом статуса, квалификации, объемов работ и т.д., влиянии тех или иных форм и размеров оплаты труда на мотивацию

· Разрабатывает и внедряет утвержденные Генеральным директором предложения и программы нематериального стимулирования сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и др.

· Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет контроль своевременности и правильности оформления и предоставления табелей по КТУ в соответствие с Положением о КТУ

· Обеспечивает занесение результатов работы подразделений сбыта в «Экран показателей»

· Осуществляет контроль реализации программы по мотивации сотрудников к здоровому образу жизни и ежемесячно (не позднее 5 числа) готовит проект приказа о премировании некурящих и наложении санкций на курящих сотрудников организации

· Ежемесячно (не позднее 5 числа) оформляет документы на оплату переработок на основании анализа служебных записок руководителей подразделений

· Вносит предложения на рассмотрение руководства по вопросам изменения размера вознаграждения за труд в связи с изменением функционала сотрудника, увеличение норм обслуживания или объемов работ

· Руководит работами по разработке (корректировке) принципов корпоративной культуры организации

· Контролирует соблюдение положений корпоративной политики

· Осуществляет разъяснительную и воспитательную работу с сотрудниками, нарушающими стандарты корпоративной культуры

· Организует корпоративные мероприятия, приуроченные к праздничным и иным значимым для предприятия датам

· Организует мероприятия по поздравлению именинников, юбиляров

· Организует процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе

· Выявляет причины неудовлетворенности сотрудников и вносит предложения по устранению психотравмирующих факторов

· Организует мероприятия по разработке/корректировке (в случае необходимости) Правил внутреннего распорядка, трудовых и ученических договоров, а также их правовую экспертизу (совместно с юрисконсультом)

· Обеспечивает юридическую силу документов по оформлению приема, увольнения, дисциплине и т.д.

· Организует работы по разработке регламентов работы отдела, ДОУ и графика документооборота

· Осуществляет регулярный контроль над текущей деятельностью отдела по управлению персонала на предмет соблюдения правил и норм оформления кадровой документации, графика документооборота

· Выясняет причины увольнения сотрудников по собственному желанию.

· В случае необходимости участвует в решении конфликтных ситуаций, являющихся причиной увольнения сотрудника

· Контролирует своевременность и правильность оформления документов по увольнению сотрудника.

· Контролирует передачу документов и ТМЦ по акту передачи, в случае увольнения сотрудников

· Организует работы по определению областей управления и распределению функционала между сотрудниками отдела.

· Организует работы по разработке (корректировке) Положения о подразделении, должностных инструкций сотрудников отдела.

· Контролирует и координирует деятельность структурных подразделений в части собственной компетенции.

· Бережно относиться к имуществу предприятия

· Контролирует своевременную организацию инвентаризацию и передачу ТМЦ в отделах в случаях ухода в отпуск заведующего отдела, увольнении более 50% сотрудников отдела

· Контролирует отсутствие задолженности сотрудника перед предприятием, в том числе по ученическим договорам в случае увольнения последнего

· Обеспечивает соблюдение сотрудниками службы правил и норм по охране труда и технике безопасности

· Участвует в реализации мероприятий по ОТ и ТБ

Полномочия:

Ответственность

· Знакомиться с проектами руководства, имеющими отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналу.

· Участвовать в обсуждении проектов, имеющих отношение к непосредственной компетенции начальника отдела по управлению персоналом

· Представлять интересы Общества во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления в пределах своей компетенции

· Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

· Требовать предоставления необходимой информации для решения возложенных на него задач от подчиненных ему должностных лиц, в соответствие с выполняемыми функциональными обязанностями согласно их должностным инструкциям и матрицы распределения функций

· Проводить обследования, проверки, анализ работы структурных подразделений, подчиненных ему должностных лиц по любым вопросам, входящим в его компетенцию, давать указания по исправлению выявленных недостатков

· Вносить предложения по поощрению работников и наложению взыскания за нарушение Устава, правил внутреннего распорядка, регламентов деятельности.

· Распоряжаться имеющимися в распоряжении финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и техническими ресурсами, принимать решения по их перераспределению в соответствие с планом экономического развития.

· Организовывать и проводить оперативные и деловые совещания, собрания трудового коллектива Коммерческой службы.

· Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим документом должностных обязанностей несет начальник по управлению персоналом, в том числе за:

· несвоевременное или некачественное выполнение должностных обязанностей, определенных данным документом, нарушение Устава, Правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и иных локальных актов предприятия.

· совершение в процессе осуществления трудовой деятельности правонарушения

· причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации

· последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом предприятия, иными нормативно – правовыми актами Начальник отдела по управлению персоналом не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права

· недобросовестное использование имущества и средств предприятия в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Общества

· предоставление недостоверной информации, или несвоевременное предоставление информации о результатах собственной деятельности непосредственному руководителю

· неисполнение плановых мероприятий по обучению персонала и повышения квалификации

· не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, инструкций по охране труда, техники безопасности, технике пожарной безопасности

· разглашение коммерческой тайны в пределах установленных законодательством РФ

Ответственность сотрудника наступает по факту выявленного нарушения в порядке, формах и размере, предусмотренных законодательством РФ, нормативными документами организации.

Координации:

Подчинен:

Генеральному директору

Подчиненные:

Административное подчинение: Инспектор по кадрам

Коммуникации:

§ Со всеми руководителями Служб и управлений, начальниками отделов в пределах своей компетенции.

Отчитывается:

Перед Генеральным директором

Требуемая отчетность:

Показатель/периодичность:

Еженед.

Ежемес.

Ежекв.

Ежегод.